La metodología paso a paso
Definición del punto de partida

Una vez que tomamos la decisión de iniciar una sistematización, es necesario aclarar algunos elementos del proceso que está por comenzar. Así, antes de empezar, es de gran ayuda determinar:

• quién participará en el proceso: después de identificar a todos los actores que han estado relacionados con la experiencia (autoridades, agricultores, grupos de mujeres, instituciones, escuelas), debemos decidir cuáles de ellos podrían tener una participación relevante o útil en el proceso. Es probable que solicitemos la participación de algunos de ellos sólo para que nos brinden información. Aún así, debemos compaginar esta meta, útil para la delimitación, con la intención de que participen tantos involucrados en la experiencia como sea posible, de modo que sus opiniones estén bien representadas (incluyendo la opinión de los miembros de equipo de un proyecto). Esto ayudará a lograr una sistematización más rigurosa;

• quién coordinará el proceso: aún cuando la sistematización debe ser un proceso altamente participativo, es conveniente tener un coordinador que se responsabilice de definir un plan de trabajo (y de asegurar que se cumpla), de convocar reuniones, de que las diferentes actividades se lleven a cabo y de que se alcancen los objetivos;

• de qué recursos disponemos: considerando que la principal limitación está en el tiempo con que cuentan los participantes y en la disponibilidad de recursos, conviene determinar desde el principio cuáles son los recursos disponibles. Hay que tener en cuenta principalmente los recursos financieros (pago al personal, otros gastos), pero también los materiales o equipos que podemos necesitar: una camioneta para las visitas al campo, equipos de oficina para la redacción, etc. Debe quedar bien claro, además, cuánto tiempo dedicarán los participantes a la sistematización, de modo que puedan programarlo;

• los plazos: en relación con los puntos anteriores, debemos determinar no sólo cuánto tiempo durará el proceso de sistematización, sino también los momentos en que debemos

Es necesario incluir una breve presentación del marco general en el que se planteó y desarrolló la experiencia.

terminar las diferentes etapas. Acordar un cronograma y establecer plazos resulta fundamental para alcanzar los objetivos;

• con qué información contamos de antemano: muchas veces tenemos ya descrito lo que hemos hecho o contamos con informes de evaluaciones que dan cuenta del éxito o el fracaso de lo que queríamos hacer. Es conveniente entonces partir con un pequeño inventario de la documentación relacionada con la experiencia, considerando tanto los documentos internos como aquellas fuentes ajenas a nuestra institución u organización;

• qué información debemos buscar: conociendo lo que ya tenemos, podemos determinar qué información aún necesitamos conseguir o producir. Para esto, tal vez sea necesario ponernos en contacto con personas que han sido parte de la experiencia pero que ya no están involucradas. Debemos buscar también fotos, mapas, diagramas y otra información no escrita;

• para qué y para quién: es conveniente que todos los involucrados tengan claras las razones que están detrás del proceso así como los resultados que se espera alcanzar. También debemos definir quiénes serán los beneficiarios directos del proceso, pues esto afectará el formato y el lenguaje en que presentemos los resultados. También es necesario incluir una breve presentación del marco general en el que se planteó y desarrolló la experiencia, incluyendo a la institución o iniciativa que la puso en marcha. Esto significa que debemos especificar los siguientes puntos:

• los objetivos generales de la organización responsable del proyecto: el enfoque que utiliza, las razones por las que trabaja en una región en particular, los planteamientos que responden a su presencia en una zona, las estrategias generales según las cuales organiza y realiza sus actividades;

• la estructura de la organización: la manera en que organiza su trabajo en el campo, la composición de sus equipos, su logística básica;

• el período en el cual se programaron las actividades: los plazos y las circunstancias específicas que definieron estos momentos;

• las relaciones con otros actores: incluyendo organizaciones de base, instituciones, autoridades, representantes del gobierno, instituciones u organismos de financiamiento, entre otros.

Habiendo definido el punto de partida, la sistematización propiamente dicha se inicia con la delimitación de la experiencia que vamos a sistematizar.